Политика обработки персональных данных

1.1.Для целей Политики нижеприведённые термины используются в следующем значении. Термины, не определённые Политикой, применяются в значении, установленном законодательством и соответствующими договорами.

• Оператор — общество с ограниченной ответственностью «Агентум Системс», самостоятельно или совместно с иными лицами организующее и (или) осуществляющее обработку персональных данных, а также определяющее цели обработки, состав персональных данных и действия, совершаемые с ними, в пределах конкретного процесса.
• Персональные данные (персональная информация) — любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определённому либо определяемому физическому лицу.
• Субъект персональных данных — физическое лицо, к которому относятся персональные данные, включая посетителя сайта, Пользователя, лицо, направляющее обращение, а также лицо, сведения о котором содержатся в пользовательском контенте.
• Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без них, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение.
• Автоматизированная обработка — обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
• Неавтоматизированная обработка — обработка персональных данных без использования средств автоматизации при непосредственном участии человека, если данные содержатся на материальных носителях или в иных систематизированных собраниях.
• Сервисы — официальные сайты, приложения, программные продукты, Чат-боты, API и иные цифровые ресурсы Оператора, в интерфейсе или документации которых размещена ссылка на Политику.
• Сайт — официальный интернет-ресурс Оператора, расположенный в сети Интернет по адресу https://agentums.ru/ и администрируемые им поддомены, если иное прямо не указано.
• Пользователь — физическое лицо, использующее Сервис от своего имени для личных целей.
• Учётная запись — совокупность сведений, идентификаторов, настроек и прав доступа, позволяющих Пользователю использовать Сервис.
• Пользовательский контент — любые документы, файлы, изображения, сканы, аудио- и видеозаписи, тексты, сообщения, запросы, инструкции, базы знаний и иные материалы, которые Пользователь загружает, создаёт, передаёт или обрабатывает с использованием Сервиса.
• Персональные данные в пользовательском контенте — персональные данные Пользователя или третьих лиц, содержащиеся в пользовательском контенте. Их конкретный состав определяется содержанием материалов и заранее не устанавливается Оператором.
• Данные третьих лиц — персональные данные физических лиц, которые не являются Пользователем, загрузившим соответствующий контент, и передаются Оператору Пользователем.
• Метаданные — сведения о файле, объекте, операции или сессии, включая имя, тип, размер, время создания и изменения, идентификаторы владельца и пространства, статус обработки и иные технические атрибуты.
• Производные данные — сведения, сформированные в результате обработки исходного пользовательского контента, включая извлечённый текст, заголовки, ключевые слова, сущности, краткие содержания, фрагменты, транскрипты, векторные представления и ответы. Производные данные являются персональными, если сохраняют связь с определённым или определяемым лицом.
• Специальные категории персональных данных — персональные данные, касающиеся расовой или национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья и интимной жизни, а также иные данные, отнесённые законом к специальным категориям.
• Биометрические персональные данные — сведения, характеризующие физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность и которые используются Оператором для установления личности. Изображение лица, голос или аудиозапись не являются биометрическими персональными данными только в силу формата, если они не используются для идентификации личности.
• Искусственный интеллект (ИИ) — комплекс технологических решений, позволяющий имитировать когнитивные функции человека и получать результаты, сопоставимые с результатами интеллектуальной деятельности, применяемый в Сервисах для распознавания, классификации, поиска, анализа, обобщения или генерации информации.
• Транскрибирование — автоматизированное либо смешанное преобразование речи, содержащейся в аудио- или видеоматериале, в текст.
• Эмбеддинг (векторное представление) — числовое представление текста, изображения или иного объекта, используемое для поиска и сопоставления по смысловой близости. Эмбеддинг может являться персональными данными, если связан с Пользователем, документом или определяемым физическим лицом.
• Обезличивание — действия, в результате которых без использования дополнительной информации невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту.
• Блокирование — временное прекращение обработки персональных данных, за исключением случаев, когда обработка необходима для их уточнения.
• Удаление — действия, в результате которых персональные данные исключаются из используемой системы или пользовательского интерфейса; удаление не всегда равнозначно подтверждённому уничтожению всех копий и резервных экземпляров.
• Уничтожение — действия, в результате которых персональные данные уничтожаются без возможности восстановления их содержания в информационной системе и (или) уничтожаются материальные носители.
• Трансграничная передача — передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому или юридическому лицу.
• Локализация персональных данных — выполнение установленных законом требований о первичной записи и иных предусмотренных операциях с персональными данными граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.
• Cookie — небольшой фрагмент данных, сохраняемый браузером или приложением на устройстве Пользователя для обеспечения сессии, безопасности, сохранения настроек и иных функций.
• Технические журналы (логи) — записи о работе Сервисов, обращениях к программным компонентам, событиях безопасности, ошибках и действиях пользователей или администраторов, которые могут содержать идентификаторы, IP-адреса, временные метки и иные технические сведения.
• Инцидент, связанный с персональными данными — событие, повлекшее или способное повлечь неправомерную или случайную передачу, предоставление, распространение, доступ, уничтожение, изменение, блокирование, копирование или иное нарушение безопасности персональных данных.
• Запрос субъекта — обращение субъекта персональных данных или его представителя о предоставлении информации, уточнении, блокировании, прекращении обработки, удалении, уничтожении персональных данных, отзыве согласия или реализации иных прав.

1.2.Если значение термина изменено законодательством после утверждения Политики, до внесения соответствующих изменений применяется значение, установленное законодательством.

2.1.Настоящая Политика обработки персональных данных (далее — Политика) является общедоступным документом, определяющим основные принципы, цели, правовые основания, условия и способы обработки персональных данных, категории субъектов и обрабатываемых данных, права субъектов персональных данных, обязанности Оператора, а также общие подходы к обеспечению безопасности персональных данных при использовании Сервисов Оператора.

2.2.Политика разработана в целях реализации требований Конституции Российской Федерации, Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», иных федеральных законов, постановлений Правительства Российской Федерации, нормативных актов Роскомнадзора и ФСТЭК России, применимых к фактически осуществляемым Оператором процессам обработки персональных данных.

2.3.При обработке персональных данных в информационных системах Оператор учитывает требования постановления Правительства Российской Федерации от 01.11.2012 № 1119 и приказа ФСТЭК России от 18.02.2013 № 21, а при обработке персональных данных без использования средств автоматизации — требования постановления Правительства Российской Федерации от 15.09.2008 № 687, в соответствующих действующих редакциях.

2.4.В части документального оформления отдельных процедур Оператор учитывает требования Роскомнадзора к подтверждению уничтожения персональных данных, оценке вреда, который может быть причинён субъектам персональных данных, направлению уведомлений об обработке персональных данных, изменении сведений, прекращении обработки, инцидентах и трансграничной передаче.

2.5.Политика распространяется на обработку персональных данных с использованием средств автоматизации и без их использования, включая сбор через сайты, веб- и мобильные приложения, программные интерфейсы, формы обратной связи, электронную почту, мессенджеры, договоры, техническую поддержку, а также обработку пользовательского контента средствами поиска, распознавания, транскрибирования и искусственного интеллекта.

2.6.Политика подлежит опубликованию на официальном сайте Оператора в сети Интернет по адресу https://agentums.ru/documents и должна быть доступна непосредственно из интерфейсов, посредством которых осуществляется сбор персональных данных. Неограниченный доступ к Политике обеспечивается в течение всего периода её действия.

2.7.Для отдельных Сервисов, функций и категорий данных могут применяться специальные уведомления, согласия, пользовательские соглашения, правила использования AI-функций и иные документы. Они применяются совместно с Политикой и конкретизируют её положения применительно к соответствующему процессу.

2.8.Если специальный документ устанавливает более конкретные условия обработки для отдельного Сервиса или функции, применяются условия такого документа при условии, что они не ограничивают права субъекта персональных данных по сравнению с законодательством и не противоречат настоящей Политике.

2.9.Если отдельное положение Политики противоречит императивной норме законодательства, применяется норма законодательства. Недействительность отдельного положения не влечёт недействительность остальных положений Политики.

4.1.Политика применяется к официальным цифровым ресурсам, программным продуктам, приложениям и сервисам, правообладателем, разработчиком, администратором либо поставщиком которых является Оператор, если в интерфейсе или документации соответствующего ресурса размещена ссылка на настоящую Политику.

4.2.Политика распространяется на персональные данные посетителей сайтов, Пользователей, лиц, направляющих обращения, получателей поддержки, плательщиков, а также физических лиц, сведения о которых содержатся в пользовательском контенте.

4.3.Политика применяется к пользовательскому контенту только в части, в которой он содержит персональные данные и фактически обрабатывается Оператором.

4.4.Политика не регулирует самостоятельную обработку персональных данных третьими лицами на их сайтах, в приложениях или сервисах, к которым Пользователь переходит по внешней ссылке либо которые он использует независимо от Сервисов Оператора.

4.5.Настоящая Политика описывает основания и условия передачи данных со стороны Оператора. Самостоятельная обработка персональных данных третьими лицами регулируется их документами.

5.1.Организация обработки и защиты персональных данных Оператором, а также реализация процессов, в которых осуществляется обработка персональных данных, производится с учетом общих принципов обработки персональных данных, закрепленных в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», которые являются основой соблюдения требований законодательства РФ, обеспечения безопасности (конфиденциальности, целостности, доступности) персональных данных Субъектов персональных данных, а также защиты прав Субъектов персональных данных. Среди таких принципов:

• осуществление обработки персональных данных на законной и справедливой основе;
• определение конкретных, заранее установленных и законных целей до начала обработки;
• недопустимость обработки, несовместимой с целями первоначального сбора;
• минимизация состава и объёма данных относительно заявленных целей;
• недопустимость объединения баз данных, обработка которых осуществляется в несовместимых целях;
• обеспечение точности, достаточности и, при необходимости, актуальности данных;
• ограничение сроков хранения целями обработки, договором и требованиями закона;
• уничтожение, обезличивание либо прекращение обработки после достижения целей или утраты правового основания, если дальнейшее хранение не требуется по закону;
• обеспечение конфиденциальности, целостности и доступности персональных данных с применением правовых, организационных и технических мер;
• прозрачность обработки и предоставление субъектам достоверной информации о существенных условиях обработки;
• разграничение доступа по принципу минимально необходимых полномочий.

6.1.Оператор обрабатывает персональные данные раздельно применительно к каждому процессу, цели обработки и категории субъектов персональных данных. Данные, получаемые непосредственно от Пользователя, учитываются отдельно от персональных данных, содержащихся в пользовательском контенте.

6.2.В зависимости от источника и способа использования выделяются следующие основные группы информации:

• данные, непосредственно предоставляемые субъектом персональных данных или его представителем через Сайт, приложение, формы обратной связи, службу поддержки либо иные каналы взаимодействия;
• данные, поступающие от сервисов авторизации, мессенджеров, платёжных и иных внешних сервисов в связи с использованием Пользователем соответствующей функции;
• технические данные и сведения журналов, автоматически формируемые при использовании Сервисов и работе информационной инфраструктуры;
• пользовательский контент, загружаемый, создаваемый или передаваемый Пользователем;
• производные данные, формируемые в результате распознавания, извлечения текста, транскрибирования, индексирования, поиска и применения функций искусственного интеллекта.

6.3.В структурированных полях Сервисов Оператор собирает данные, предусмотренные соответствующим интерфейсом и необходимые для регистрации, авторизации, предоставления функциональности Сервисов, обработки обращений и исполнения иных заявленных целей.

6.4.Состав пользовательского контента определяется непосредственно Пользователем и зависит от вида и содержания загружаемых им документов, файлов, изображений, аудио-, видео- и иных материалов. В связи с этим конкретный перечень персональных данных, содержащихся в пользовательском контенте, заранее Оператором не устанавливается.

6.5.Персональные данные, содержащиеся в пользовательском контенте, обрабатываются Оператором исключительно в целях исполнения договора с Пользователем, предоставления предусмотренных договором Сервисов, выполнения обязанностей, возложенных на Оператора законодательством Российской Федерации, а также в иных случаях, прямо предусмотренных законом.

6.6.При изменении состава собираемых данных, функциональности Сервисов, используемых технологий или маршрутов обработки Оператор актуализирует Политику, пользовательские уведомления, формы согласий, внутренний реестр процессов обработки и, при наличии соответствующих оснований, сведения, ранее представленные в Роскомнадзор.

7.1.В зависимости от используемого Сервиса и характера правоотношений Оператор может обрабатывать персональные данные следующих категорий субъектов:

• 7.1.1. Посетители Сайта — физические лица, осуществляющие просмотр Сайта agentums.ru и иных официальных интернет-ресурсов Оператора, в том числе без регистрации и создания Учётной записи.
• 7.1.2. Лица, направляющие обращения — физические лица, направляющие Оператору заявки, запросы, сообщения, отзывы, обращения в службу поддержки либо запрашивающие консультацию или иную информацию о Сервисах.
• 7.1.3. Пользователи Сервисов — физические лица, создающие Учётную запись и использующие Сервисы Оператора от своего имени для личных целей.
• 7.1.4. Пользователи Чат-ботов — физические лица, взаимодействующие с официальными Чат-ботами Оператора, направляющие им команды, сообщения, документы, изображения, аудиозаписи и иные материалы, а также получающие результаты их обработки.
• 7.1.5. Плательщики и получатели платных функций — физические лица, осуществляющие оплату подписки, тарифа или отдельных функций Сервисов либо получающие доступ к соответствующим платным функциям.
• 7.1.6. Получатели технической поддержки — Пользователи, направляющие Оператору обращения, описания неисправностей, снимки экрана, технические журналы, файлы и иные материалы, необходимые для диагностики и устранения ошибок в работе Сервисов.
• 7.1.7. Лица, персональные данные которых содержатся в пользовательском контенте — физические лица, сведения о которых содержатся в документах, изображениях, аудио-, видео- и иных материалах, загруженных или переданных Пользователем через Сервисы.
• 7.1.8. Несовершеннолетние и их законные представители — лица, не достигшие совершеннолетия, сведения о которых могут содержаться в пользовательском контенте, а также их родители, усыновители, опекуны и иные законные представители, когда их персональные данные содержатся в соответствующих материалах или обращениях.
• 7.1.9. Иные субъекты персональных данных — физические лица, персональные данные которых законно получены Оператором в связи с предоставлением Сервисов, рассмотрением обращений или исполнением обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

7.2.Использование Сайта и Сервисов несовершеннолетним допускается только с согласия и под контролем его законного представителя — родителя, усыновителя, опекуна или попечителя. Законный представитель обеспечивает соблюдение несовершеннолетним условий использования Сервисов и несёт ответственность за законность предоставления и обработки его персональных данных.

8.1.Оператор получает персональные данные из следующих источников:

• непосредственно от субъекта при заполнении формы, создании учётной записи, направлении сообщения, загрузке контента, заключении договора или обращении за поддержкой;
• от представителя субъекта при наличии полномочий, вытекающих из закона, доверенности, договора, должностного положения или иного подтверждения;
• от платёжного сервиса — в пределах идентификатора, статуса, суммы и иных сведений, необходимых для подтверждения платежа и выдачи чека;
• из технических журналов веб-сервера, обратного прокси, приложений, операционных систем, баз данных и иных компонентов инфраструктуры;
• из документов, аудио-, видео-, графических и иных материалов, загруженных Пользователем, а также из результатов автоматизированной обработки таких материалов.

9.1.Официальный сайт и формы обратной связи.

9.1.1.При заполнении формы или направлении обращения могут обрабатываться:

• имя или иное указанное Пользователем обращение;
• наименование организации и должность, если они указаны и позволяют определить физическое лицо;
• адрес электронной почты;
• номер телефона, если предусмотрен формой или добровольно указан в тексте обращения;
• выбранный продукт, услуга или направление интереса;
• содержание обращения, описание задачи и приложенные материалы;
• дата и время отправки;
• IP-адрес, сведения о соединении, запрошенном ресурсе, коде ответа и иные диагностические сведения в инфраструктурных журналах.

9.1.2.Оператор использует сервис веб-аналитики «Яндекс.Метрика», предоставляемый ООО «ЯНДЕКС», в целях сбора статистической информации о посещаемости Сайта, анализа использования его страниц и функций, оценки эффективности размещённой информации, выявления технических ошибок и улучшения работы Сайта.

9.1.3.При использовании сервиса «Яндекс.Метрика» могут обрабатываться следующие сведения:

• IP-адрес устройства Пользователя;
• файлы cookie и содержащиеся в них идентификаторы;
• дата и время посещения Сайта;
• продолжительность посещения и отдельных сессий;
• адреса посещённых страниц Сайта;
• последовательность переходов между страницами;
• источник перехода на Сайт, включая адрес предыдущей страницы и параметры рекламных или информационных ссылок;
• сведения о браузере, его версии и настройках;
• сведения об операционной системе;
• тип устройства, разрешение экрана и иные технические характеристики устройства;
• язык браузера;
• приблизительное местоположение, определяемое на основании IP-адреса;
• сведения о действиях Пользователя на Сайте, включая переходы, нажатия на элементы интерфейса, прокрутку страниц и иные события взаимодействия;
• сведения о возникших технических ошибках и времени загрузки страниц;
• иные технические сведения, автоматически передаваемые браузером при использовании Сайта.

9.2.Расчёты и техническая поддержка.

9.2.1.При использовании платёжного сервиса Оператор может получать идентификатор платежа, сумму, дату и время, статус, назначение, идентификатор заказа, адрес электронной почты или номер телефона для чека и иные сведения, необходимые для расчётов. Полные реквизиты банковской карты, CVC/CVV и данные аутентификации обрабатываются платёжным провайдером и не поступают в информационные системы Оператора.

9.2.2.В обращении в поддержку могут содержаться контактные данные, описание проблемы, идентификаторы аккаунта и объектов, журналы, снимки экрана, фрагменты файлов и иные сведения. Работник поддержки запрашивает только минимальный объём информации, необходимый для диагностики.

10.1.Пользователь самостоятельно определяет содержание документов, файлов, изображений, аудио-, видео- и иных материалов, которые загружает, создаёт или передаёт через Сервисы. Оператор не требует от каждого Пользователя предоставления всех категорий данных, перечисленных в настоящем разделе.

10.2.Пользователю запрещается загружать, передавать, размещать или иным образом обрабатывать с использованием Сервисов персональные данные третьих лиц, если у Пользователя отсутствует предусмотренное законодательством Российской Федерации правовое основание для сбора, использования и передачи таких персональных данных Оператору.

10.3.В случае загрузки пользовательского контента, содержащего персональные данные третьих лиц, Пользователь подтверждает законность получения и обработки таких данных, наличие необходимых согласий либо иных предусмотренных законом оснований. По запросу Оператора Пользователь обязан в установленный Оператором разумный срок предоставить документы и иные сведения, подтверждающие законность получения, использования и передачи персональных данных третьих лиц, включая согласия субъектов персональных данных, договоры, заявления, доверенности и иные подтверждающие документы.

10.4.В случае нарушения Пользователем требований настоящего раздела, а также предъявления субъектом персональных данных, государственным органом или иным третьим лицом требований, претензий, исков либо заявлений к Оператору в связи с персональными данными, загруженными или переданными Пользователем, Пользователь обязан:

• незамедлительно предоставить Оператору все имеющиеся документы и сведения, относящиеся к обстоятельствам получения и передачи соответствующих персональных данных;
• оказывать Оператору необходимое содействие при рассмотрении обращения, проведении проверки, подготовке ответа, возражений или иных процессуальных документов;
• принять разумные меры для самостоятельного урегулирования предъявленных требований, если это допускается законодательством и не нарушает права субъектов персональных данных;
• возместить Оператору документально подтверждённые убытки, непосредственно возникшие вследствие виновного нарушения Пользователем требований законодательства и настоящей Политики.

К возмещаемым убыткам могут относиться суммы, выплаченные субъектам персональных данных, судебные расходы, расходы на представителей, проведение внутреннего расследования, устранение последствий нарушения, исполнение требований государственных органов, а также суммы административных штрафов и иных имущественных взысканий, применённых к Оператору вследствие действий Пользователя, в той мере, в которой их взыскание с Пользователя допускается законодательством Российской Федерации.

10.5.Возможные виды пользовательского контента включают текстовые документы, PDF-файлы, электронные таблицы, презентации, изображения и сканы, архивы, базы знаний, аудио- и видеозаписи, сообщения, переписку, договоры, акты, судебные, административные, кадровые, финансовые и иные материалы, не содержащие сведений, загрузка которых запрещена разделом 11 Политики.

10.6.В зависимости от содержания пользовательского контента в нём могут присутствовать:

• Идентификационные сведения — фамилия, имя, отчество, псевдоним, дата и место рождения, пол, гражданство, изображение, подпись и иные сведения, позволяющие идентифицировать лицо.
• Контактные и адресные сведения — адрес места жительства и пребывания, адрес электронной почты, номер телефона, сведения об используемом мессенджере, почтовый адрес и иные контактные данные.
• Документные и государственные идентификаторы — паспортные данные и сведения иных документов, удостоверяющих личность, ИНН, СНИЛС, сведения водительского удостоверения, миграционные, регистрационные и иные идентификаторы.
• Сведения о трудовой и профессиональной деятельности — место работы, должность, стаж, квалификация, сведения из резюме, результаты оценки, сведения о трудовой дисциплине, размере заработной платы и выполнении трудовых или профессиональных обязанностей.
• Сведения об образовании и квалификации — сведения об образовательной организации, документах об образовании, специальности, квалификации, достижениях, сертификатах и результатах обучения.
• Семейные и социальные сведения — семейное положение, родственные связи, наличие иждивенцев, социальный статус, сведения о льготах и иные связанные обстоятельства.
• Финансовые и имущественные сведения — сведения о доходах и расходах, банковские реквизиты, обязательства, имущество, сделки, налоги, платежи, задолженность и кредитная история.
• Договорные, деловые и юридические сведения — деловая и иная переписка, договоры, претензии, доверенности, судебные и административные материалы, сведения о правонарушениях и судимости, если такие сведения содержатся в пользовательском контенте.
• Сведения о местоположении и перемещениях — адреса, координаты, маршруты, сведения о поездках и иные данные о местонахождении или перемещениях, содержащиеся в документах либо их метаданных.
• Электронные идентификаторы и сведения о цифровой активности — логины, IP-адреса, идентификаторы устройств и учётных записей, сведения о действиях Пользователя, сообщения и иные сетевые атрибуты.
• Аудиовизуальные сведения — фотографии, изображения лица, видеозаписи, голос, речь, записи переговоров, совещаний и иные аудио- и видеоматериалы.
• Специальные категории персональных данных — сведения о расовой или национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья и интимной жизни.
• Данные несовершеннолетних — любые сведения о лице, не достигшем совершеннолетия, включая документы, образовательные, семейные, социальные, медицинские и аудиовизуальные материалы.
• Иные персональные данные — любые иные сведения, относящиеся к прямо или косвенно определённому либо определяемому физическому лицу.

10.7.Перечень сведений, приведённый в настоящем разделе, не является исчерпывающим. Оператор не запрашивает и не осуществляет целенаправленный сбор всех перечисленных категорий данных: они могут содержаться в пользовательском контенте, который Пользователь загружает, создаёт или передаёт самостоятельно. Требования к сведениям, запрещённым к загрузке, установлены разделом 11 Политики.

10.8.Оператор не использует пользовательский контент для рекламы, продажи данных, составления профилей поведения вне Сервиса либо обучения собственных моделей, если отсутствуют самостоятельное законное основание, отдельное информирование и требуемое законодательством согласие.

11.1.Сервисы Оператора не предназначены для загрузки, хранения или иной обработки специальных категорий персональных данных, касающихся расовой или национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья или интимной жизни, а также биометрических персональных данных, используемых для установления личности субъекта персональных данных.

11.2.Оператор не запрашивает у Пользователя специальные категории персональных данных и биометрические персональные данные, не осуществляет их целенаправленный сбор и не использует изображения лица, записи голоса, физиологические или биологические особенности человека для идентификации либо аутентификации личности.

11.3.Пользователю запрещается загружать, передавать, размещать, создавать или иным образом обрабатывать с использованием Сервисов:

• сведения о расовой или национальной принадлежности;
• сведения о политических взглядах;
• сведения о религиозных или философских убеждениях;
• сведения о состоянии здоровья;
• сведения об интимной жизни;
• биометрические персональные данные, используемые или предназначенные для установления личности физического лица;
• иные персональные данные, обработка которых требует соблюдения специальных условий, не предусмотренных функциональностью Сервисов.

11.4.Загружая пользовательский контент, Пользователь подтверждает, что такой контент не содержит специальных категорий персональных данных и биометрических персональных данных, запрещённых к размещению настоящей Политикой.

11.5.Изображения, аудио- и видеозаписи, загружаемые Пользователем для выполнения обычных функций распознавания текста, транскрибирования или анализа содержания, не используются Оператором для установления личности человека по его физиологическим или биологическим особенностям. При этом Пользователь не вправе загружать соответствующие материалы, если они содержат сведения специальных категорий либо используются для биометрической идентификации физического лица.

11.6.При выявлении специальных категорий персональных данных или биометрических персональных данных Оператор вправе приостановить их обработку, заблокировать доступ к соответствующему пользовательскому контенту, запросить у Пользователя пояснения и документы, удалить такой контент и связанные с ним производные данные, а также ограничить доступ Пользователя к Сервисам. Автоматические технические операции, совершённые до выявления запрещённых данных, и действия по их блокированию и удалению не означают целенаправленной обработки таких данных Оператором.

11.7.Ответственность Пользователя и порядок возмещения документально подтверждённых убытков Оператора в связи с незаконной загрузкой персональных данных определяются разделом 10 Политики и Пользовательским соглашением.

12.1.Для поддержания сессии, аутентификации, защиты от злоупотреблений, диагностики и обеспечения работоспособности Сервисов могут обрабатываться:

• IP-адрес, дата и время запроса;
• метод, путь и код ответа HTTP-запроса;
• идентификатор сессии, JWT, сведения о сроке действия и отзыве;
• технические cookie, необходимые для авторизации и работы сессии;
• user-agent и иные заголовки, если они фактически включены в журналирование соответствующего компонента;
• идентификатор учётной записи, рабочей области, объекта, задания или операции;
• сведения о версии приложения, ошибке, времени выполнения и состоянии компонента;
• данные о попытках входа, изменении прав, создании токенов и иных событиях безопасности;
• локальные настройки приложения, например тема интерфейса, если они сохраняются на устройстве Пользователя.

12.2.Технические журналы не должны содержать полные тексты документов, запросов, токены авторизации, cookie, пароли, ключи API и иные секреты, если это не требуется для специально согласованной диагностики. Перед включением внешнего мониторинга должна быть настроена фильтрация тел запросов, заголовков и идентификаторов.

12.3.На дату настоящей редакции рекламные и аналитические cookie не заявляются как фактически используемые, если соответствующие счётчики не подключены. Их внедрение требует отдельного уведомления, настройки выбора Пользователя и обновления перечня получателей.

13.1.В зависимости от процесса Оператор обрабатывает персональные данные на следующих основаниях:

• согласие субъекта персональных данных, отвечающее требованиям законодательства и позволяющее подтвердить факт, содержание, дату и способ его получения;
• исполнение пользовательского соглашения или иных соглашений с Пользователем;
• осуществление прав и законных интересов Оператора или третьих лиц, если при этом не нарушаются права и свободы Пользователя.

13.2.Оператор хранит доказательства наличия применимого основания: версию согласия и Политики, отметку времени, идентификатор Пользователя, техническую запись действия, текст пользовательского соглашения либо документ, подтверждающий обязанность по закону.

13.3.Для маркетинговых и рекламных сообщений применяется отдельное предварительное согласие, если оно требуется законодательством о рекламе и связи.

14.1.Оператор обрабатывает персональные данные для следующих целей в пределах фактически внедрённых процессов:

• обеспечение работы Сайта; приём и рассмотрение заявок и обращений; предоставление информации о Сервисах; проведение демонстрации; подготовка предложения; взаимодействие с Пользователем до заключения пользовательского соглашения;
• приём, проверка, хранение, извлечение текста, структурирование, индексирование, поиск и предоставление Пользователю загруженных файлов и результатов их обработки;
• выполнение запросов Пользователя; поиск релевантных документов и фрагментов; формирование ответов, кратких содержаний, классификаций и иных результатов автоматизированной обработки, предусмотренных функциональностью Сервиса;
• распознавание речи; формирование и структурирование транскрипта; подготовка протокола, краткого содержания, перечня задач и иных результатов обработки аудио- и видеоматериалов;
• приём и рассмотрение запроса Пользователя; предоставление информации о доступных мерах поддержки; подготовка проектов документов и иных результатов, предусмотренных функциональностью Сервиса;
• идентификация обращения; рассмотрение запроса Пользователя; диагностика и устранение неисправностей; предоставление информации о результатах рассмотрения обращения;
• аутентификация Пользователей; разграничение доступа; выявление атак, аномальной активности и иных угроз; расследование инцидентов; защита прав и законных интересов Оператора и Пользователей;
• выставление счёта; подтверждение оплаты; предоставление оплаченного тарифа или функции; применение лимитов; ведение бухгалтерского и налогового учёта;
• получение статистических и агрегированных показателей посещаемости и использования Сайта и Сервисов; анализ технических ошибок и производительности; совершенствование интерфейсов и планирование развития Сервисов.

15.1.В зависимости от процесса Оператор может совершать следующие действия с персональными данными:

• сбор и получение непосредственно от субъекта, его представителя, поставщика авторизации, мессенджера, платёжного провайдера или технической системы;
• запись в базы данных, журналы, объектное хранилище, почтовую систему, систему поддержки и иные учтённые компоненты;
• систематизация и накопление по учётным записям, объектам, обращениям и иным связанным записям;
• хранение в основной инфраструктуре, кэше, очередях, резервных копиях и архивах в пределах установленных сроков;
• уточнение, обновление и изменение по инициативе субъекта, Пользователя, уполномоченного работника либо в результате синхронизации с источником;
• извлечение текста, метаданных, сущностей и иных сведений из документов, изображений, аудио- и видеоматериалов;
• распознавание текста и речи, транскрибирование, классификация, структурирование, разбиение на фрагменты, построение эмбеддингов и индексирование;
• использование для аутентификации, предоставления функции, поиска, формирования результата, поддержки, безопасности, исполнения договора и закона;
• сопоставление и связывание с Учётной записью, документом, запросом или иным объектом;
• обезличивание или агрегирование при наличии технически обоснованного метода и документированной оценки риска обратной идентификации;
• блокирование при оспаривании точности, законности обработки, получении требования или проведении проверки;
• удаление из активных систем и пользовательского интерфейса;
• уничтожение в основных системах, производных индексах, резервных механизмах и на материальных носителях в соответствии с регламентом.

15.2.Для каждого процесса фактически применяются только операции, необходимые для соответствующей цели. Указание полного перечня в Политике не означает, что все операции совершаются с каждой категорией данных.

16.1.Основным способом обработки в Сервисах является автоматизированная обработка с использованием средств вычислительной техники, баз данных, объектного и векторного хранения, программных интерфейсов, очередей задач, поисковых индексов и моделей искусственного интеллекта.

16.2.Передача данных может осуществляться по внутренним сетям Оператора, через сеть Интернет по защищённым протоколам, через API, электронную почту и иные согласованные каналы. Выбор канала должен учитывать характер и чувствительность данных.

16.3.Основные базы аккаунтов, метаданных, извлечённого текста, файлов, векторов, кэша, журналов и резервных копий размещаются на территории Российской Федерации в соответствии с фактической архитектурой. Конкретные места размещения учитываются во внутреннем реестре и уведомлении Роскомнадзора.

17.1.Персональные данные обрабатываются и хранятся Оператором не дольше, чем это необходимо для достижения целей обработки, предоставления Сервисов, исполнения Пользовательского соглашения, рассмотрения обращений и выполнения обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Конкретный срок определяется соответствующей целью, периодом использования Сервисов и обязательными сроками хранения отдельных сведений и документов.

17.2.Оператор прекращает обработку персональных данных при наступлении одного из следующих обстоятельств:

• достижение цели обработки персональных данных;
• утрата необходимости в достижении цели обработки;
• прекращение использования Пользователем Сервисов и удаление Учётной записи;
• отзыв Пользователем согласия на обработку персональных данных;
• получение от Пользователя требования о прекращении обработки или удалении персональных данных;
• выявление неправомерной обработки персональных данных;
• прекращение действия иных правовых оснований обработки.

17.3.В случае отзыва Пользователем согласия на обработку персональных данных Оператор прекращает обработку персональных данных, осуществляемую на основании такого согласия, и уничтожает соответствующие персональные данные в срок, не превышающий 30 (тридцати) календарных дней с даты получения отзыва, если их дальнейшее хранение не требуется для исполнения Пользовательского соглашения, выполнения обязанностей Оператора, защиты его прав и законных интересов либо на ином основании, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

17.4.В случае удаления Пользователем Учётной записи или направления требования об удалении персональных данных Оператор удаляет персональные данные Пользователя, пользовательский контент и связанные с ними производные данные в срок, не превышающий 30 (тридцати) календарных дней с даты получения соответствующего требования или подтверждения удаления Учётной записи, если отсутствуют законные основания для дальнейшего хранения отдельных сведений.

17.5.Удалению подлежат персональные данные, содержащиеся в основных информационных системах Оператора, пользовательских файлах, метаданных, извлечённых текстах, транскриптах, поисковых индексах, векторных представлениях, результатах автоматизированной обработки и иных связанных объектах.

17.6.Персональные данные, содержащиеся в резервных копиях, исключаются из активной обработки и уничтожаются в пределах установленного цикла резервного копирования, но не позднее 30 (тридцати) календарных дней с даты удаления соответствующих данных из основных информационных систем. До уничтожения такие копии не используются для предоставления Сервисов, анализа, поиска, формирования результатов или иных самостоятельных целей.

17.7.Если отдельные персональные данные должны храниться после отзыва согласия, удаления Учётной записи или прекращения использования Сервисов на основании законодательства Российской Федерации, Оператор сохраняет их только в необходимом объёме и в течение установленного срока. Доступ к таким данным ограничивается, а их использование для предоставления Сервисов, маркетинга, аналитики и иных целей прекращается.

17.8.Уничтожение персональных данных осуществляется способом, исключающим возможность восстановления их содержания. Факт уничтожения подтверждается документами или записями информационной системы в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и внутренними документами Оператора.

18.1.Субъект персональных данных вправе получать информацию об обработке его персональных данных, требовать их уточнения, блокирования, прекращения обработки или уничтожения в предусмотренных законом случаях, отзывать согласие, возражать против отдельных способов использования данных и защищать свои права и законные интересы.

18.2.Оператор обеспечивает реализацию прав бесплатно, за исключением случаев, когда иное прямо предусмотрено законодательством. Реализация права не должна необоснованно ограничивать права и законные интересы иных лиц, нарушать тайну, охраняемую законом, либо приводить к раскрытию данных другого субъекта без законного основания.

18.3.Права реализуются самим субъектом, его законным представителем либо иным представителем, полномочия которого подтверждены надлежащим образом. В отношении несовершеннолетних и недееспособных лиц учитываются полномочия законного представителя и характер соответствующего Сервиса.

18.4.Оператор не требует предоставления избыточных документов. Способ проверки личности выбирается с учётом риска неправомерного раскрытия, категории данных, наличия авторизованной учётной записи и иных доступных средств подтверждения.

18.5.Если запрос относится одновременно к данным учётной записи и пользовательскому контенту, Оператор рассматривает обе части обращения непосредственно и применяет к ним единый порядок реализации прав субъекта.

18.6.Функции самообслуживания в интерфейсе Сервиса, включая изменение профиля, удаление файла, экспорт, отзыв публичной ссылки и закрытие учётной записи, дополняют, но не ограничивают возможность направить Оператору формальное обращение.

19.1.Субъект вправе получить подтверждение факта обработки его персональных данных и доступную информацию, включающую, в частности:

• правовые основания и цели обработки;
• применяемые способы и операции обработки;
• наименование и место нахождения Оператора;
• сведения о лицах, имеющих доступ либо получающих данные на основании договора или закона;
• относящиеся к субъекту персональные данные и источник их получения, если иной порядок не установлен законом;
• сроки обработки и хранения;
• порядок реализации прав субъекта;
• сведения об осуществлённой или предполагаемой трансграничной передаче;
• информацию о способах выполнения Оператором обязанностей, предусмотренных законодательством.

19.2.По запросу может быть предоставлена копия либо структурированная выгрузка относящихся к субъекту данных, если это технически возможно и не нарушает права третьих лиц, требования безопасности, режим коммерческой, служебной или иной охраняемой законом тайны.

19.3.В отношении эмбеддингов, поисковых индексов, технических идентификаторов и иных производных данных Оператор предоставляет содержательное описание их назначения, связи с исходным материалом и порядка удаления. Предоставление внутренних параметров модели, секретов безопасности или данных других пользователей не требуется.

19.4.Повторный запрос после предоставления полного ответа может быть направлен не ранее чем через 30 (тридцать) дней, если более короткий срок не установлен законом, договором либо обоснован неполнотой первоначального ответа.

19.5.Отказ в доступе допускается только по основаниям, предусмотренным федеральным законом. Отказ оформляется письменно, мотивируется и содержит ссылку на применимое правовое основание.

20.1.Субъект вправе требовать уточнения данных, если они являются неполными, неточными или неактуальными. К обращению по возможности прилагаются документы или сведения, подтверждающие правильные данные.

20.2.На период проверки спорные данные блокируются, если блокирование не нарушает права субъекта или третьих лиц и технически применимо к соответствующему процессу.

20.3.После подтверждения неточности Оператор уточняет персональные данные в течение 7 (семи) рабочих дней со дня получения подтверждающих сведений и снимает блокирование.

20.4.Если подтверждено, что данные получены незаконно либо не являются необходимыми для заявленной цели, Оператор уничтожает их либо обеспечивает уничтожение в течение 7 (семи) рабочих дней со дня получения подтверждающих сведений.

20.5.По требованию о прекращении обработки Оператор прекращает соответствующую обработку в срок не более 10 (десяти) рабочих дней, если отсутствует иное предусмотренное законом основание. Срок может быть продлён не более чем на 5 (пять) рабочих дней с направлением мотивированного уведомления.

20.6.Требование об удалении не является абсолютным. Данные могут продолжать обрабатываться в минимальном объёме, если это необходимо для исполнения договора, соблюдения обязательного срока хранения, предъявления или защиты требований, исполнения обязанности по закону либо на ином основании, допускающем обработку без согласия.

20.7.Оператор уведомляет субъекта о внесённых изменениях и предпринятых мерах и принимает разумные меры для уведомления лиц, которым данные ранее были переданы, если это требуется законом и возможно с учётом характера передачи.

21.1.Субъект вправе отозвать ранее предоставленное согласие способом, указанным в согласии, либо направив обращение Оператору. Последствия отзыва и срок уничтожения данных определяются разделом 17 Политики.

21.2.Обработка для прямого продвижения товаров, работ или услуг с использованием средств связи прекращается немедленно по требованию субъекта. Отказ от маркетинговых сообщений не препятствует направлению обязательных сервисных и юридически значимых уведомлений.

22.1.Обращение может быть направлено:

• на адрес электронной почты support@agentums.ru;
• почтовым отправлением по адресу места нахождения ООО «АГЕНТУМ СИСТЕМС».

22.2.Формальный запрос о предоставлении сведений, предусмотренных статьёй 14 Федерального закона № 152-ФЗ, должен содержать сведения, позволяющие подтвердить личность заявителя и его отношения с Оператором, а также подпись субъекта или представителя. Электронный запрос может быть подписан электронной подписью в соответствии с законодательством.

22.3.При направлении обращения из авторизованной Учётной записи либо с подтверждённого адреса электронной почты Оператор вправе использовать имеющиеся средства аутентификации вместо запроса копии паспорта, если риск неправомерного раскрытия является приемлемым.

22.4.Оператор по общему правилу не запрашивает и не хранит копию документа, удостоверяющего личность. Если без дополнительной проверки невозможно защитить данные от раскрытия постороннему лицу, запрашивается минимальный набор сведений или используется безопасный канал идентификации.

22.5.Обращение представителя должно содержать документ или сведения, подтверждающие полномочия. Оператор вправе проверить действительность доверенности и объём предоставленных полномочий.

22.6.В обращении рекомендуется указать адрес электронной почты, идентификатор Учётной записи, наименование Сервиса, примерный период обработки и конкретное требование. Отсутствие необязательных сведений не является основанием оставить обращение без рассмотрения, если заявитель и предмет запроса могут быть установлены.

23.1.Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий.

23.2.Состав мер определяется с учётом целей и способов обработки, категорий и объёма данных, возможного вреда субъектам, актуальных угроз, архитектуры Сервисов, роли Оператора, требований договора и установленных законодательством уровней защищённости.

24.1.К организационным мерам относятся, в частности:

• обеспечение неограниченного доступа к Политике, к сведениям о реализуемых требованиях к защите персональных данных;
• назначение ответственного за организацию обработки персональных данных и определение его полномочий;
• утверждение Политики, локальных актов, моделей угроз, регламентов доступа, реагирования, резервного копирования, разработки и уничтожения;
• определение перечня работников, которым доступ необходим для выполнения конкретных функций;
• обучение и периодическая проверка знаний работников, включая правила работы с пользовательским контентом и AI-системами;
• плановые и внеплановые внутренние проверки, анализ инцидентов и устранение выявленных несоответствий.

24.2.Доступ работников прекращается или изменяется незамедлительно при увольнении, переводе, изменении обязанностей, либо утрате необходимости доступа.

24.3.Доступ службы поддержки к содержимому файла предоставляется только по обоснованному обращению, на минимальный срок, с журналированием и, когда это применимо, после явного действия Пользователя.

25.1.Оператор регистрирует выявленные Инциденты, принимает меры по их локализации, прекращению неправомерного доступа, сохранению необходимых доказательств, оценке последствий и устранению причин.

25.2.При установлении факта неправомерной или случайной передачи, предоставления, распространения либо доступа к персональным данным, повлёкшего нарушение прав субъектов, Оператор уведомляет Роскомнадзор в течение 24 часов, а о результатах внутреннего расследования — в течение 72 часов с момента выявления Инцидента.

25.3.Результаты расследования документируются. По итогам Инцидента Оператор корректирует меры защиты, внутренние регламенты и технические настройки, если это необходимо для предотвращения повторного нарушения.

26.1.Политика утверждается приказом Генерального директора ООО «АГЕНТУМ СИСТЕМС» и вступает в силу с даты, указанной в приказе, если самим приказом не установлен более поздний срок.

26.2.Политика действует до её отмены либо замены новой редакцией. Предыдущая редакция прекращает применяться к новым операциям обработки с момента вступления в силу новой редакции, однако сохраняется в архиве для подтверждения условий, действовавших в соответствующий период.

26.3.Положения Политики применяются к обработке, осуществляемой после её вступления в силу. Изменение Политики не придаёт обратную силу новым целям, категориям данных, получателям или способам обработки и не легализует ранее осуществлённую обработку при отсутствии надлежащего основания.

26.4.Оператор обеспечивает соответствие Политики фактической архитектуре Сервисов, Пользовательскому соглашению, формам согласий и внутренним локальным актам и актуализирует документы при изменении процессов обработки.

27.1.Актуальная публичная редакция Политики размещается на официальном сайте Оператора и доступна без регистрации, оплаты и предоставления персональных данных.

27.2.На страницах и в интерфейсах, посредством которых осуществляется сбор персональных данных, размещается прямая ссылка на Политику либо на специальное уведомление, содержащее такую ссылку.

27.3.В опубликованной редакции указываются номер версии, дата утверждения и дата вступления в силу. При наличии технической возможности Оператор публикует архив существенных предыдущих редакций или предоставляет их по запросу.

27.4.Политика излагается на русском языке. Перевод на иной язык может использоваться для удобства, однако при расхождениях применяется русскоязычная редакция, если иное прямо не установлено законом или договором.

27.5.Оператор обеспечивает доступность Политики в формате, пригодном для просмотра на распространённых устройствах и сохранения Пользователем. Публикация только внутри закрытой Учётной записи не признаётся достаточной для общедоступной Политики.